Con la presente informativa, resa ai sensi dell’art. 13 del Regolamento (UE) 2016/679 (“GDPR”), IRD Engineering S.r.l. (di seguito “IRD” o “Titolare”) fornisce ai soggetti che segnalano (anche “Segnalanti”), attraverso l’apposito form presente sul sito https://irdeng.com/ (di seguito “Sito”), presunte condotte illecite delle quali siano venuti a conoscenza in ragione del proprio rapporto di lavoro, servizio o fornitura con IRD (c.d. “whistleblowing”).

1. Titolare del trattamento

Il Titolare del trattamento dei dati è IRD Engineering S.r.l., C.F./P.IVA 06293511009, con sede legale in Lungotevere delle Navi, 30 – 00196, Roma. Per ricevere informazioni relative al trattamento è possibile scrivere a privacy@irdeng.com.

2. Categorie di dati trattati e finalità del trattamento

I dati trattati sono i dati forniti dal Segnalante al fine di rappresentare le presunte condotte illecite delle quali sia venuto a conoscenza in ragione del proprio rapporto di lavoro, servizio o fornitura con IRD e possono consistere in dati identificativi (es. nome e cognome) e di contatto (es. numero di telefono o indirizzo e-mail).

I dati personali sono acquisiti poiché contenuti nella segnalazione e/o in atti e documenti a questa allegati e possono riferirsi al Segnalante e/o a soggetti indicati come possibili responsabili delle condotte illecite, nonché a quelle a vario titolo coinvolte nelle vicende segnalate.

I dati sono trattati per svolgere le necessarie attività istruttorie volte a verificare la fondatezza di quanto segnalato, nonché, se del caso, adottare adeguate misure correttive e intraprendere le opportune azioni disciplinari e/o giudiziarie nei confronti dei responsabili delle condotte illecite.

3. Base giuridica del trattamento

La base giuridica del trattamento dei dati personali raccolti tramite la segnalazione di whistleblowing effettuata mediante la compilazione dell’apposito form sul Sito è l’adempimento dell’obbligo di legge (art. 6, par. 1, lett c) del GPDR) cui il titolare è tenuto in base alla L. n. 179/2017, la quale ha introdotto l’obbligo di dotarsi di canali di segnalazioni anche per le aziende del settore privato dotate di modello organizzativo ai sensi del d.lgs. n. 231/2001.

4. Natura del conferimento dei dati

Il conferimento dei dati per le finalità indicate nella presente informativa non è obbligatorio. Il mancato conferimento dei dati personali del Segnalante permetterà comunque allo stesso di inoltrare la segnalazione di whistleblowing.

5. Modalità di gestione dei dati

a. Modalità di trattamento dei dati

I dati personali pervenuti tramite segnalazioni di whistleblowing vengono trattati e conservati dall’Organismo di Vigilanza (O.d.V.) attraverso i sistemi e i programmi informatici utilizzati dal titolare nei limiti di quanto strettamente necessario al conseguimento delle finalità indicate e, in ogni caso, in modo da ridurre al minimo il trattamento di dati identificativi e di contatto.

Sono adottate adeguate misure di sicurezza per prevenire la perdita di dati, usi illeciti o non corretti ed accessi non autorizzati.

b. Trasferimento dei dati all’estero

I dati sono conservati in archivi elettronici localizzati presso la sede del Titolare e presso server ubicati nel territorio europeo.

c. Periodo di conservazione

I dati personali pervenuti tramite segnalazioni di whistleblowing sono conservati sia in formato cartaceo che elettronico in un apposito database per il tempo necessario a dar corso all’accertamento dell’illecito e comunque per un periodo non superiore a dieci anni.

Si fanno salve eventuali esigenze difensive per cui i dati potranno essere conservati anche oltre i termini indicati.

Decorsi i termini di conservazione, i dati personali saranno distrutti, cancellati o resi anonimi, compatibilmente con le procedure tecniche di cancellazione e backup, fatte salve eventuali esigenze difensive per cui i dati potranno essere conservati anche oltre i periodi indicati.

6. Destinatari dei dati

I dati potranno essere comunicati alle Autorità competenti in caso di specifiche richieste cui il titolare è tenuto, per legge, a dare seguito.

I dati possono inoltre essere comunicati ai fornitori dei servizi informatici, all’OdV e ai consulenti per la gestione del contenzioso e per l’assistenza legale nel caso di eventuali controversie per cui si rendesse necessario il loro coinvolgimento.

Si precisa che alcuni dei soggetti indicati operano quali Responsabili del trattamento, ai sensi dell’art. 28 GDPR, mentre altri quali autonomi titolari. In quest’ultimo caso, la comunicazione di dati è effettuata perché (i) prescritta da obblighi di legge, (ii) necessaria a dar corso agli obblighi derivanti da un rapporto contrattuale o (iii) rispondente all’interesse legittimo del titolare a mantenere la sicurezza dei sistemi informatici e a svolgere attività difensive attraverso consulenti legali.

In ogni caso, la comunicazione è limitata alle categorie di dati la cui trasmissione è necessaria per il conseguimento delle finalità indicate.

L’interessato potrà richiedere al Titolare la lista dei soggetti esterni che svolgono la loro attività quali Responsabili del trattamento.

7. Diritti degli interessati

I Segnalanti possono, in ogni momento, esercitare i diritti ad essi riconosciuti dagli artt. 15 e ss del GDPR.

In particolare, il Segnalante potrà esercitare:

  • Diritto di accesso: potrà richiederci informazioni in merito ai trattamenti che operiamo sui suoi dati o la conferma che trattiamo i suoi dati personali. In tal caso, potrà richiederci di fornire copia dei dati tramite e-mail e verificare i dati eventualmente in nostro possesso.
  • Diritto di rettifica: potrà rettificare i suoi dati personali qualora questi non siano corretti (ad esempio perché diversi rispetto a quelli forniti al momento della compilazione del report), incluso il diritto di richiedere l’integrazione di dati non completi.
  • Diritto alla cancellazione: potrà richiederci di cancellare i dati (o parte di essi) che ci ha fornito.
  • Diritto di limitazione: potrà richiederci di limitare il trattamento dei tuoi dati personali qualora ricorrano le ipotesi di legge.
  • Diritto alla portabilità: potrà richiederci di ottenere, in formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico, i dati personali che ci ha fornito e trasmetterli ad altro titolare del trattamento da lui indicato.
  • Diritto di opposizione: potrà opporsi in qualsiasi momento, per motivi connessi alla sua situazione particolare, al trattamento dei suoi dati personali, compresa la profilazione e, in tal caso, ci asterremo da trattare ulteriormente i dati personali salvo la sussistenza di nostri prevalenti interessi legittimi.
  • Revoca del consenso: in tutti quei casi in cui il trattamento rinviene la propria base giuridica nel consenso del Segnalante, egli potrà revocarlo in ogni momento, fatta comunque salva la liceità del trattamento effettuato prima di detta revoca.
  • Diritto di proporre reclamo al Garante: fatto salvo ogni altro ricorso amministrativo o giurisdizionale, il Segnalante potrà proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali, seguendo le procedure e le indicazioni pubblicate sul sito web ufficiale dell’Autorità disponibili all’indirizzo www.garanteprivacy.it

In qualsiasi momento, il Segnalante può esercitare i diritti sopra menzionati rivolgendosi al seguente indirizzo e-mail: privacy@irdeng.com

8. Modifiche ed aggiornamenti alla informativa

In qualsiasi momento e senza alcun preavviso, IRD potrà apportare modifiche o aggiornamenti alla presente informativa per recepire eventuali mutamenti della normativa in materia di protezione dei dati personali ovvero per ogni altro motivo che lo rendesse opportuno.

Si invitano pertanto i Segnalanti a consultare periodicamente questa pagina o comunque prima di inviare la segnalazione di whistleblowing.

Eventuali nuove versioni della presente informativa saranno prontamente pubblicate nella pagina del Sito riservata al whistleblowing e IRD provvederà a darne notizia attraverso i suoi canali di comunicazione. La nuova informativa sarà vincolante non appena resa nota. Qualora il Segnalante non volesse riconoscere o accettare le eventuali modifiche apportate alla presente, potrà esercitare i diritti di cui al § 7 Diritti degli interessati.

Data ultimo aggiornamento: 7 febbraio 2023